計算機會計信息系統(tǒng)(ComputerAccountinginforma tionsystem，)是利用信息技術(shù)，現(xiàn)代化會計技術(shù)，以先進(jìn)的計算機為工具，對各種會計信息收集、處理、存儲、分析和傳送的人機系統(tǒng)，又稱會計電算化信息系統(tǒng)，簡稱會計電算化。會計電算化是現(xiàn)代企業(yè)信息管理系統(tǒng)的一個重要的組成部分，包括了現(xiàn)代信息管理技術(shù)在會計領(lǐng)域的開發(fā)、使用、培訓(xùn)、服務(wù)、制訂和執(zhí)行法規(guī)制度以及實施微觀與宏觀管理會計業(yè)務(wù)和會計管理現(xiàn)代化的全部。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的會計信息處理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)管理、決策的需要。

　　特別是我國加入WTO后，國內(nèi)企業(yè)將面臨更加激烈的國內(nèi)外市場競爭。企業(yè)的信息意識差，信息管理技術(shù)落后，信息利用率低，企業(yè)在國際競爭中處于極為不利的地位。因此，面對新的經(jīng)濟(jì)形勢，如何在企業(yè)中更為有效的實施會計電算化，加速會計信息處理，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確、及時、完整的會計信息，更好為企業(yè)服務(wù)，是我們當(dāng)前亟待解決的問題。

　　一、我國會計電算化發(fā)展存在的問題狀況

　　(一)會計電算化廣泛普及，但發(fā)展不平衡

　　隨著計算機在各個領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，使其在會計方面的應(yīng)用也逐步顯示出其優(yōu)越性，從而得到了眾多會計工作者的青睞，并廣泛應(yīng)用于會計工作的各個環(huán)節(jié)。總的來說，會計電算化在我國已基本普及，但由于各地區(qū)、各企業(yè)的實際情況有較大的差異，導(dǎo)致了我國會計電算化發(fā)展的不平衡，通常是經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的地區(qū)，效益越好的企業(yè)，會計電算化程度越高，對會計工作的幫助也越大。

　　(二)會計電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)展迅速，但其安全機制有待加強

　　我國會計電算化應(yīng)用、推廣、發(fā)展迅速，從單項業(yè)務(wù)處理到建立較為完整的會計信息系統(tǒng)，從“各自為戰(zhàn)”的單機操作到會計軟件網(wǎng)絡(luò)化的實施，取得了較為顯著的成效。但隨網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更進(jìn)一步的發(fā)展，會計電算化在信息安全方面有較大隱患:在外部有計算機病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等;在內(nèi)部有軟件本身的缺陷，計算機內(nèi)部控制制度的不完善，將導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)的不完整性、會計工作內(nèi)部控制失效，這些是會計電算化繼續(xù)發(fā)展要解決的問題。

　　(三)會計軟件已商品化，但與企業(yè)的其它信息系統(tǒng)孤立

　　會計信息系統(tǒng)是屬于企業(yè)信息系統(tǒng)的其中一個子系統(tǒng)。從管理的角度點來認(rèn)識，會計信息系統(tǒng)本身就是“管理型”的。但是現(xiàn)在財務(wù)軟件還是只注重“核算”職能，而忽視了會計的“管理”職能。因此，軟件光有先進(jìn)的技術(shù)而未與管理目標(biāo)及管理思想相融合是不能給企業(yè)帶來大的價值增值的。由此可見，軟件行業(yè)需要從客觀需要出發(fā)，與企業(yè)管理目標(biāo)和管理思想融合，才能得到更快的發(fā)展。

　　(四)軟件功能單一，數(shù)據(jù)共享程度不高

　　我國基層單位使用的財務(wù)軟件有自己開發(fā)和商業(yè)購買兩類，其中又以商業(yè)購買的財務(wù)軟件為主，但是目前財務(wù)軟件之間的不統(tǒng)一，不兼容性。導(dǎo)致了一系列的問題存在，特別在同一行業(yè)內(nèi)部，由于未從行業(yè)的整體角度出發(fā)，各下屬單位使用的財務(wù)軟件品種多，各種財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口，使用方法不一致，就導(dǎo)致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)輸?shù)牟环奖恪＿�有在同一部門內(nèi)部中，由于財務(wù)軟件的購買時，往往只考慮財務(wù)部門工作的需要，沒有從整個單位信息管理的高度出發(fā)，結(jié)果導(dǎo)致財務(wù)部門和其他部門信息的中斷，其他部門也不能通過網(wǎng)絡(luò)有效地共享財務(wù)部門的信息，這樣不能真正滿足企業(yè)管理信息系統(tǒng)對信息傳輸和處理的要求。

　　(五)硬件的布局不合理

　　我國大部分的基層單位都在開展會計電算化工作，但有些單位為盲目的追求會計電算化的實施程度，而“重硬輕軟”盲目的從追求硬件的超前性著手，導(dǎo)致該單位的硬件購置，布局嚴(yán)重的不符合企業(yè)規(guī)模，不從成本效益原則出發(fā)，不從業(yè)務(wù)性質(zhì)及管理目標(biāo)出發(fā)，形成了資金的嚴(yán)重浪費。這種現(xiàn)象在中小型企業(yè)中尤為普遍。

　　二、企業(yè)會計電算化實施方法

　　(一)建立領(lǐng)導(dǎo)小組和系統(tǒng)組

　　開展會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部的各個方面，需要協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，需要單位的人力、物力、財力等多項資源配合。因此，應(yīng)當(dāng)建立領(lǐng)導(dǎo)小組和系統(tǒng)組，精心組織，周密部署，統(tǒng)籌規(guī)劃。

　　(二)制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃

　　1、制定單位的管理信息系統(tǒng)規(guī)劃與進(jìn)程。會計電算化是單位管理信息系統(tǒng)的一個重要組成部分，所以應(yīng)首先結(jié)合單位的實際情況和需要，制定管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和發(fā)展進(jìn)程，在此基礎(chǔ)上制定出會計電算化發(fā)展規(guī)劃，確定在某些業(yè)務(wù)范圍、一定階段實現(xiàn)會計電算化，逐步積累經(jīng)驗，培養(yǎng)骨干人員后再逐漸擴大范圍，全面實現(xiàn)電算化�？紤]整個發(fā)展進(jìn)程劃分分幾個階段，明確各階段的工作目標(biāo)、要求和進(jìn)度等。

　　2、資源的配備計劃。應(yīng)根據(jù)本單位計算機會計與管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和要求，考慮各階段需要資金和人力資源的數(shù)量，安排資金使用計劃和人力的配置，作出各階段的預(yù)算及人力、物力的總體安排。

　　3、會計電算化的組織建立、工作分工及考核辦法。實現(xiàn)會計電算化，會計組織要發(fā)生較大變化，應(yīng)對會計崗位劃分、相應(yīng)組織的建立作出具體安排。如電算主管、審核記賬、軟件開發(fā)、計算機軟硬件維護(hù)、檔案管理等，分工明確，建立組織，制定相應(yīng)的責(zé)任目標(biāo)和績效考核辦法。

　　(三)組織會計電算化的實施步驟

　　會計電算化系統(tǒng)是一人一機管理系統(tǒng)，因此，會計電算化的組織與實施必須緊緊圍繞計算機硬件、會計軟件、人員組織及管理等幾個方面展開。

　　1、計算機硬件配備與布局

　　計算機硬件與布局是指計算機及其外部設(shè)備的聯(lián)結(jié)方式，計算機設(shè)備的多種不同的聯(lián)結(jié)組合方式，構(gòu)成了不同的信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，也決定了計算機的工作方式和總體功能。由于會計主體的差異，決定了會計電算化系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)的不同，如何有效地配置適用本單位的計算機的硬件結(jié)構(gòu)呢?這應(yīng)根據(jù)單位的發(fā)展規(guī)劃及具體情況決定。目前，常見的硬件結(jié)構(gòu)有以下幾種:(1)單機結(jié)構(gòu)。整個系統(tǒng)只配備一臺微型計算機和相應(yīng)的外部設(shè)備，數(shù)據(jù)集中輸入輸出，同一時刻只能供一個用戶使用，適用于在會計業(yè)務(wù)少，規(guī)模小的事企業(yè)單位。(2)多機松散結(jié)構(gòu)。整個系統(tǒng)由多臺微機，其各自配備相應(yīng)的輸入輸出設(shè)備，各微機之間不發(fā)生數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。這種布局提高了工作效率，但數(shù)據(jù)共享性差。(3)多用戶結(jié)構(gòu)。整個系統(tǒng)配備一臺計算機主機和多個終端構(gòu)成，財務(wù)信息可由終端分散輸入，主機對數(shù)據(jù)集中處理。適用會計業(yè)務(wù)量大的大、中型企業(yè)。(4)客戶機/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。該結(jié)構(gòu)體系性能/價格較高，可擴充性強，開發(fā)周期短。每個用戶都可提出自己部門的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)方案，適用于企業(yè)集團(tuán)和大型企事業(yè)單位。(5)Internet/intranet(企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu))。它基于WEB技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通訊標(biāo)準(zhǔn)，提供連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)和信息服務(wù)，可自成獨立體系�？山尤雵�際互聯(lián)網(wǎng)上成為其中的一部分，也可以與關(guān)聯(lián)企業(yè)連接形成更大的信息系統(tǒng)，適用于特大型企事業(yè)單位和跨國集團(tuán)。

　　2、會計電算化系統(tǒng)軟件的配備

　　會計電算化系統(tǒng)軟件可包括數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和會計核算軟件。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主要提供對數(shù)據(jù)的處理功能，包括:數(shù)據(jù)的存儲、篩選、查詢等功能，(如Oracle、Vfp等);會計核算軟件是本系統(tǒng)的應(yīng)用軟件(如用友財務(wù)與企管軟件、金蝶財務(wù)軟件);目前會計軟件可分為專門開發(fā)的專用軟件(如管家婆財務(wù)軟件)和商品化的通過軟件(如金碟財務(wù)軟件)。前者有利于滿足本行業(yè)、本單位的特殊要求，但往往開發(fā)費用大，開發(fā)周期長，軟件質(zhì)量參差不齊。而后者的優(yōu)勢在于上馬快，投資省，售后服務(wù)容易得到保證。因此購買商品化通用會計核算軟件不失為普通中小企事業(yè)單位的首選方案。

　　會計核算軟件一般是由若干個專用模塊組成，通常包括:賬務(wù)處理、工資核算、報表編制、固定資產(chǎn)、存貨、購銷、往來、成本核算等。其中財務(wù)、報表是核心模塊。通常每個模塊都由安裝文件、幫助文件、數(shù)據(jù)庫文件和運行文件幾部分組成。這些模塊通常稱為會計電算化系統(tǒng)的子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)相互獨立，又相互聯(lián)系，財務(wù)處理子系統(tǒng)通常作為中心子系統(tǒng)，完成與其他各子系統(tǒng)的信息交換與聯(lián)結(jié)。會計報表子系統(tǒng)最主要的數(shù)據(jù)輸出口，其主要功能是從財務(wù)子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)生成對外報表(如資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等)和對內(nèi)會計報表(如成本表、部門核算表、產(chǎn)品核算表等)。

　　在上述各子系統(tǒng)中，財務(wù)、報表、工資等子系統(tǒng)的通用程度最高。因此，最適于選購商品化軟件，而成本核算等子系統(tǒng)和其他一些與本單位業(yè)務(wù)特殊性聯(lián)系緊密的管理核算軟件，則需考慮進(jìn)行專項開發(fā)或在商品軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，以滿足本單位的需要。

　　隨著會計電算化的發(fā)展，提供商品化會計核算軟件的經(jīng)銷單位越來越多。在購買商品化會計核算軟件時，應(yīng)遵循以下原則:

　　(1)會計軟件的特點是否與單位業(yè)務(wù)相符，例如工業(yè)企業(yè)有關(guān)生產(chǎn)成本核算的要求，商品流通企業(yè)中批發(fā)企業(yè)的按進(jìn)價核算，零售企業(yè)按售價核算等。

　　(2)會計軟件信息處理流程是否符合本單位的會計核算要求。在選擇會計核算軟件時，僅僅考慮軟件的行業(yè)特點是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在同一行業(yè)的各個企業(yè)中，會計核算也有不同的要求。例如，企業(yè)的規(guī)模有大中小的不同。大型企業(yè)往往需要設(shè)置較多的部門，進(jìn)行較詳細(xì)的核算，有的需要分級核算;而小型企業(yè)則機構(gòu)相對簡單，核算也比較集中。除此之外，每一個具體單位，都有自己長期形成的工作傳統(tǒng)，都有其自己特定的人員構(gòu)成以及相應(yīng)的素質(zhì)。這些本身無好壞之分，有時還是本單位業(yè)務(wù)特點造成的。所以不能企望割斷歷史，應(yīng)本著尊重傳統(tǒng)的原則認(rèn)真選擇軟件。

　　(3)會計軟件能否保證企業(yè)發(fā)展的需要。隨著改革的深入，會計工作也必須適應(yīng)和滿足這些不斷提高的要求。一個軟件是否能夠適應(yīng)發(fā)展的需要，應(yīng)該從兩方面來考慮:一是軟件是否有可擴充的余地，二是軟件開發(fā)公司是否具有繼續(xù)升級軟件的實力和愿望。

　　(4)會計軟件性能方面的要求。軟件性能方面的要求包括會計核算軟件與計算機硬件、操作系統(tǒng)以及漢字系統(tǒng)的適應(yīng)能力;軟件本身操作的簡便性、系統(tǒng)運行的速度。

　　(5)商品化會計核算軟件必須具備中華人民共和國財務(wù)部頒布的《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》上對申請評審的商品化會計核算軟件的基本要求。

　　3、搞好會計電算化人員的培訓(xùn)

　　會計電算化是一項系統(tǒng)工程，不僅涉及財會部門和財會人員，還涉及到單位內(nèi)部各個部門和相關(guān)人員，需要具體有新知識結(jié)構(gòu)的人才來完成會計電算化的組織、實施、開發(fā)和應(yīng)用等工作。因此，必須首先搞好會計電算化管理體制員、操作人員、技術(shù)人員的培訓(xùn)工作。財會人員作為會計電算化的主力，擔(dān)任著操作使用、內(nèi)部管理、分析決策等職責(zé)。財會人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系著會計電算化工作的成敗。加強財會人員的培訓(xùn)，提高會計電算化人員的素質(zhì)，是一項極其重要的工作。

　　4、制定會計電算化管理制度

　　會計電算化管理制度，是保證單位會計工作有序進(jìn)行的重要措施，也是會計電算化工作成功的基礎(chǔ)。實行會計電算化后，會計核算工具與程序、會計數(shù)據(jù)與信息的表現(xiàn)形式、會計檔案的保管方式都發(fā)生了很大的變化。制定會計電算化管理制度時，除了要遵守手工會計管理制度的基本原則外，還要考慮會計電算化系統(tǒng)的特點。

　　會計電算化管理制度的基本內(nèi)容是:(1)會計電算化崗位責(zé)任制。要根據(jù)本單位會計工作的實際情況，結(jié)構(gòu)計算機系統(tǒng)操作、維護(hù)、開發(fā)的特點，劃分電算化會計崗位，明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)與權(quán)限。(2)會計電算化操作管理制度。通過對系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常進(jìn)行，完成會計核算工作。(3)計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。該項管理制度內(nèi)容是做好計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)的維護(hù)，以保證電算化系統(tǒng)的正常運行。(4)電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案是以磁性介質(zhì)或光盤存儲會計數(shù)據(jù)與信息的，具有磁性化和不可見的特點。應(yīng)根據(jù)這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求，制定本單位會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，做到科學(xué)管理、安全保密、查找方便、嚴(yán)防損失。

　　(四)會計電算化系統(tǒng)運行

　　1、會計電算化系統(tǒng)的試運行階段。

　　經(jīng)過上述的工作，已經(jīng)基本完成了會計電算化系統(tǒng)的建設(shè)，在開始使用或改變使用新的會計核算軟件時，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計核算軟件操作說明》，充分理解并掌握軟件提供的每一個功能的含義及操作使用方法。

　　特別是當(dāng)直接去市場上購買標(biāo)準(zhǔn)軟件時，為確保系統(tǒng)運行的準(zhǔn)確性和可靠性，應(yīng)預(yù)先準(zhǔn)備好一個會計期間的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)內(nèi)模擬運行，并將其運行結(jié)果與人工系統(tǒng)處理結(jié)果對比，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。同時通過系統(tǒng)的試運行可以達(dá)到兩個目的:

　　(1)使操作熟悉軟件的使用細(xì)節(jié)，我們將之稱為人和軟件之間的磨合;

　　(2)檢驗會計核算軟件是否適應(yīng)本企業(yè)的核算特點，能否完成本企業(yè)會計核算中的具體要求，即完成軟件與本企業(yè)業(yè)務(wù)的適配。

　　2、會計電算化甩賬過程

　　這是會計電算化工作開展的一個必經(jīng)階段，在經(jīng)過一段時間的試運行，核算單位可以考慮甩賬工作�，F(xiàn)行規(guī)定中:“用電子計算機進(jìn)行會計核算與手工核算同時運行三個月以上，取得相一致的結(jié)果。”才能通過驗收甩掉手工賬。至于系統(tǒng)何時徹底甩掉手工賬，要根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》中的有關(guān)規(guī)定。

　　(五)會計電算化系統(tǒng)維護(hù)

　　系統(tǒng)投入使用后，系統(tǒng)維護(hù)人員要對系統(tǒng)不斷進(jìn)行個性和日常保養(yǎng)，保證系統(tǒng)長期穩(wěn)定并不斷完善。其主要有以下幾方面的內(nèi)容:

　　1、程序維護(hù)。2、數(shù)據(jù)文件維護(hù)。3、代碼維護(hù)。4、硬件維護(hù)。