雙桃精化K/3 ERP實(shí)施經(jīng)驗(yàn)介紹
青島雙桃精細(xì)化工集團(tuán)有限公司（以下簡稱雙桃）是中國染料行業(yè)的大型骨干企業(yè)，于1999年改制成立的，前身是始建于1919年的青島染料廠。
為了迅速適應(yīng)加入WTO以后新的市場形勢，使企業(yè)管理模式與國際管理模式接軌，縮短新產(chǎn)品的研發(fā)周期，降低產(chǎn)品成本，提高工作效率，提高企業(yè)的整體效益和核心競爭力，雙桃在2002年初著手實(shí)施K/3 ERP。
作為金蝶公司派出的項(xiàng)目經(jīng)理，和我們的兩名實(shí)施顧問一起，做了一年雙桃人。在過去這一年多的時(shí)間里，雙桃的領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組成員和業(yè)務(wù)骨干們齊心合力一步步把這個(gè)項(xiàng)目做到今天這樣的效果，作為一個(gè)老企業(yè)、國有企業(yè)，雙桃人在實(shí)施中的主動性、敢冒風(fēng)險(xiǎn)勇?lián)?zé)任的精神令我這個(gè)“顧問”非常感動。
在這里我想談一談和雙桃合作之初對整個(gè)項(xiàng)目所做的優(yōu)劣勢分析；實(shí)施中又是怎樣通過產(chǎn)品應(yīng)用方案來滿足企業(yè)實(shí)際需要的；再介紹一下我們所使用的實(shí)施方法和確定的實(shí)施策略；最后對實(shí)施中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)做一個(gè)簡單的介紹。
一、合作之初的優(yōu)劣勢分析
我們首先分析的是行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)管理上的難點(diǎn)，看看實(shí)施ERP是否能夠解決。然后分析了企業(yè)現(xiàn)狀，找出ERP實(shí)施中可以利用的因素。
當(dāng)時(shí)分析的行業(yè)特點(diǎn)和管理難點(diǎn)包括：
1、產(chǎn)品規(guī)格種類多。在雙桃標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品介紹中有“七大類100多個(gè)品種”，如果整理成ERP可用的品種，那還要根據(jù)含量百分比、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝狀況等各項(xiàng)因素進(jìn)行更詳細(xì)的區(qū)分；
2、物料存儲形態(tài)多樣，很多液態(tài)原料保存在車間，管理難度大；
3、原材料和產(chǎn)成品計(jì)量都有工業(yè)量、折百量之分，生產(chǎn)儲運(yùn)過程中的投放量、產(chǎn)出量計(jì)量都有些難度；
4、批次品質(zhì)顏色均有不同，嚴(yán)格要求批次管理；
5、手動生產(chǎn)環(huán)節(jié)的不良控制方式會導(dǎo)致批次之間品質(zhì)、收率的大幅變動，要求對生產(chǎn)任務(wù)、工序、成本的嚴(yán)格控制。
6、內(nèi)銷面向庫存生產(chǎn)，外銷面向訂單生產(chǎn)；
7、老的工作流程不夠順暢，經(jīng)手的簽字人多，責(zé)任不夠明確；
8、員工年齡偏大，計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識少。
我們雙方也根據(jù)掌握的情況分析了這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的優(yōu)勢所在：
1、一把手重視，親自率隊(duì)考察客戶，積極接受培訓(xùn)，并從外部聘請專家擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理；
2、項(xiàng)目經(jīng)理有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，精通ERP理論與實(shí)踐知識，曾經(jīng)在其他大型國企成功主持了ERP系統(tǒng)的實(shí)施工作；
3、項(xiàng)目組以各部門負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)骨干為主，要求全力保障項(xiàng)目，在項(xiàng)目與日常經(jīng)營工作沖突時(shí)優(yōu)先解決項(xiàng)目問題。
4、員工精神面貌。員工信任領(lǐng)導(dǎo)班子，對企業(yè)有自豪感，有為企業(yè)奉獻(xiàn)付出的精神。
5、管理傳統(tǒng)。多年積累的管理經(jīng)驗(yàn)。
6、我方高層也非常重視，副總裁、實(shí)施總監(jiān)高度關(guān)注，保證發(fā)現(xiàn)問題能夠及時(shí)解決；7、 我方實(shí)施團(tuán)隊(duì)�，F(xiàn)場的實(shí)施顧問團(tuán)隊(duì)中包括分公司副總經(jīng)理，分公司實(shí)施部經(jīng)理等業(yè)務(wù)骨干，應(yīng)用深層的問題直接咨詢總部相應(yīng)的顧問。
二、產(chǎn)品應(yīng)用情況
我們看看雙桃ERP系統(tǒng)采用的模塊，這些模塊又是如何解決我們在前面講過的那些問題的。
1、銷售部分。銷售是企業(yè)經(jīng)營的龍頭，雙桃的銷售面向全國，有直接用戶也又代理商，在銷售系統(tǒng)中還有異地倉庫的管理問題。系統(tǒng)通過銷售模塊解決接受訂單、開具發(fā)票、通知倉庫發(fā)貨、產(chǎn)品流向分析、銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)等問題；通過應(yīng)收模塊解決貨款回收、回款預(yù)計(jì)、客戶信用分析、回款業(yè)績統(tǒng)計(jì)、壞賬管理等問題；通過倉存模塊的應(yīng)用解決異地倉庫管理、即時(shí)庫存查詢等問題。
2、生產(chǎn)部分。生產(chǎn)管理是ERP實(shí)施中的難點(diǎn)，好在雙桃的配方和工藝管理基礎(chǔ)都相當(dāng)好，原來手工的生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)也非常到位，實(shí)施中更多的是讓大家了解ERP的工作原理和新的工作要求。系統(tǒng)通過計(jì)劃模塊管理配方、測算能力需求、安排主生產(chǎn)計(jì)劃，并進(jìn)行物料需求計(jì)劃的計(jì)算，落實(shí)各車間的生產(chǎn)任務(wù)和投料情況；通過車間管理模塊解決生產(chǎn)任務(wù)單的進(jìn)度匯報(bào)，按工序進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)與生產(chǎn)匯報(bào)，成品質(zhì)檢和完工入庫手續(xù)等問題。
3、成本管理。這是雙桃ERP項(xiàng)目的一個(gè)亮點(diǎn)，通過成本模塊的應(yīng)用，不但解決了基本的成本核算，還完成了標(biāo)準(zhǔn)成本的管理體系。系統(tǒng)中使用分步法進(jìn)行成本核算，滿足流程型生產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)。通過標(biāo)準(zhǔn)成本管理功能，完成差異分析，使企業(yè)可以及時(shí)得到各類成本差異（如料工費(fèi)）中數(shù)量、價(jià)格的影響因素。系統(tǒng)還做了一些成本性態(tài)分析、成本預(yù)測等方面的工作。
4、供應(yīng)部分。ERP的主要功能之一就是降低企業(yè)在采購、倉儲環(huán)節(jié)的資金占用。我們通過計(jì)劃模塊的MRP計(jì)算自動生成采購計(jì)劃；通過采購模塊來發(fā)出采購訂單、通知倉庫收貨、通知質(zhì)檢部門檢驗(yàn)、確認(rèn)采購發(fā)票、進(jìn)行價(jià)格與供貨情況的分析；通過應(yīng)付模塊解決貨款支付、付款預(yù)測和信用分析等問題。
5、質(zhì)檢部分。通過質(zhì)檢功能的應(yīng)用，為每種原料、中間體、產(chǎn)成品制定了質(zhì)檢方案，對外購入庫、成品入庫、工序交接都要記錄其質(zhì)量狀況，通過質(zhì)檢報(bào)表查詢，可以對供應(yīng)商、工作中心進(jìn)行質(zhì)量分析。
6、倉儲部分：這也是一個(gè)與銷售、生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)都緊密相關(guān)的核心部分。我們通過倉存模塊解決出入庫、盤點(diǎn)、調(diào)撥的操作，進(jìn)行最高最低存量控制、批號與保質(zhì)期控制、配套管理、庫齡管理、日均用量、訂貨批量、虛倉管理等方面的處理；通過存貨核算模塊解決材料入庫出庫成本計(jì)算、相關(guān)明細(xì)帳表生成、與財(cái)務(wù)部分的接口問題。
7、財(cái)務(wù)管理部分。雙桃是個(gè)歷史悠久的國營企業(yè)，老賬多、成本核算復(fù)雜，對財(cái)務(wù)部份要求非常高。早在94、95年就曾經(jīng)實(shí)施過財(cái)務(wù)軟件，但失敗了，也給財(cái)務(wù)部門造成了一定的心理壓力。因此，這次實(shí)施ERP，財(cái)務(wù)和其他部門集成應(yīng)用也是我們的工作重點(diǎn)之一。我們通過總賬、報(bào)表、現(xiàn)金流量表等幾個(gè)模塊解決基本賬證表的問題；通過應(yīng)收款、應(yīng)付款兩個(gè)模塊解決信用管理、信用核算、回款付款預(yù)測等管理內(nèi)容。還使用了工資、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金、財(cái)務(wù)分析等模塊解決相應(yīng)的功能。
三、實(shí)施方法與實(shí)施策略
項(xiàng)目涉及的人多、部門多、職能多、功能多、模塊多；同時(shí)，項(xiàng)目中培訓(xùn)、人員組織、數(shù)據(jù)整理等各項(xiàng)工作又有很多頭緒。方法和策略當(dāng)然不可少，通常我們把如何安排并執(zhí)行實(shí)施中的各項(xiàng)任務(wù)看作“方法”，把實(shí)施中孰先孰后的優(yōu)先級選擇看作是“策略”。
實(shí)施方法——金蝶KINGFINGER(金手指)六步實(shí)施法。其主要步驟如下：
第一階段：項(xiàng)目組織。這一階段的工作內(nèi)容主要包括：成立實(shí)施組，落實(shí)結(jié)構(gòu)、人選和相關(guān)職責(zé)；召開啟動大會，統(tǒng)一思想；建立項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃。
第二階段：系統(tǒng)培訓(xùn)。落實(shí)培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)計(jì)劃，軟硬件系統(tǒng)安裝并組織培訓(xùn)。值得說明的是，培訓(xùn)將貫穿于整個(gè)實(shí)施過程，而這階段的培訓(xùn)工作相對更多、更重要。
第三階段：系統(tǒng)定義。完成現(xiàn)有系統(tǒng)流程整理，新流程定義，原型測試，新流程確認(rèn)等工作。
第四階段：數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。完成物料編碼、靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
第五階段：系統(tǒng)切換。會議室試點(diǎn)、初始化、系統(tǒng)切換、開始使用新系統(tǒng)。
第六階段：運(yùn)行維護(hù)。主要完成企業(yè)ERP管理系統(tǒng)的評價(jià)和優(yōu)化工作，如運(yùn)行檢測；繼續(xù)教育和培訓(xùn)；實(shí)施后評估；
我們采取的實(shí)施策略則是：
1、狠抓數(shù)據(jù)管理、強(qiáng)調(diào)操作能力；系統(tǒng)層層遞進(jìn)，應(yīng)用逐步擴(kuò)展。
2、由面到點(diǎn)，由易到難，由主到次的實(shí)施順序
3、具體實(shí)施策略是：第一期完成整個(gè)公司的啟動、調(diào)研、流程定義（包括絕大部分的財(cái)務(wù)模塊、采購、銷售、庫存模塊）；第二期完成易出成績、有數(shù)據(jù)對比、緊迫性高的系統(tǒng)（包括成本核算、生產(chǎn)計(jì)劃、車間管理）；第三期在上述系統(tǒng)成功運(yùn)行的基礎(chǔ)上，向縱深擴(kuò)展（邊完成輔助系統(tǒng)、邊深化細(xì)化管理；包括標(biāo)準(zhǔn)成本管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)分析模型等）
四、實(shí)施過程與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
在雙桃的ERP項(xiàng)目建設(shè)過程中，我們積累了一些實(shí)施雙方工作的第一手資料，現(xiàn)在選擇我們認(rèn)為比較重要的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)與大家共享：
1、項(xiàng)目組織階段：
除了一把手重視、強(qiáng)有力的實(shí)施班子之外，雙桃還從企業(yè)外引進(jìn)自己的專家顧問做實(shí)施的重要角色，既有實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn)和能力，又有企業(yè)內(nèi)部人的責(zé)任感，他們成為雙桃ERP建設(shè)的骨干，雙桃也就成了ERP建設(shè)的主人。
召開聲勢浩大的項(xiàng)目啟動大會。除企業(yè)內(nèi)部人員參加外，政府領(lǐng)導(dǎo)、金蝶高層也參加了會議，在整個(gè)企業(yè)造成開弓沒有回頭箭的聲勢，充分顯示了信心與決心。
嚴(yán)肅項(xiàng)目計(jì)劃，對成員、編碼、切換時(shí)間等要素做深入討論。
2、系統(tǒng)培訓(xùn)階段
隨時(shí)安排環(huán)境進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)需要環(huán)境，一般的企業(yè)沒有非常獨(dú)立、完整的培訓(xùn)條件。隨著實(shí)施計(jì)劃，邊買邊培訓(xùn)、培訓(xùn)完再投入應(yīng)用，如此循環(huán)。
督促企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)培訓(xùn)。
抓住時(shí)機(jī)組織系統(tǒng)管理員培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員職責(zé)非常重要，但實(shí)施中容易被忽略，他的培訓(xùn)也不是聽課能聽來的，從一開始就把工作壓給他，做了就記住了，做了就等于培訓(xùn)了。
3、系統(tǒng)定義
面對挑戰(zhàn)，敢于變革現(xiàn)有流程。ERP不能跟著手工走，有習(xí)慣問題、有利益問題，不能不考慮，也不能全考慮。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，一把手、項(xiàng)目經(jīng)理的作用非常明顯。
及時(shí)溝通，清晰傳遞未來流程。流程定義完了，要一次又一次的培訓(xùn)，把流程貫徹下去。不但要講新流程，還要及時(shí)關(guān)閉舊的流程，讓舊的工作方式運(yùn)轉(zhuǎn)不下去。
全面考慮，搞好流程配套工具。新的流程要配合新的單據(jù)、新的報(bào)表，如何用、何時(shí)用、印刷好還是直接打印，都需要提前準(zhǔn)備。
4、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼、分類的引導(dǎo)。每個(gè)企業(yè)原來都有可能有各種編碼和分類，雙桃也不例外。但原來的體系是針對部門應(yīng)用的，新的系統(tǒng)可能需要統(tǒng)一起來，就需要適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)，太繁瑣不利于輸入和記憶，太簡單不利于分類和查詢。
對期初值要仔細(xì)核對、大膽決斷。如果企業(yè)原來的實(shí)物、各個(gè)部門的數(shù)據(jù)能夠完全一致，ERP也就沒那么重要了，但是規(guī)范準(zhǔn)確是逐步完成的，希望通過一次盤點(diǎn)、一次對賬解決所有問題也是不可能的。精確到什么程度？誤差如何處理？需要有決心和魄力。
5、系統(tǒng)切換
除了初始數(shù)據(jù)，還有很多要準(zhǔn)備的。這個(gè)階段的核心問題是完成初始化啟動系統(tǒng)運(yùn)行。剛才提到單據(jù)和報(bào)表，盤點(diǎn)方案、數(shù)據(jù)調(diào)整方案、培訓(xùn)等等都要到位。
坦誠相見，和用戶一起解決問題；及時(shí)反饋，馬上培訓(xùn)，穩(wěn)定軍心。問題總是有的，發(fā)現(xiàn)問題如何處理？馬上通知相關(guān)人員，積極落實(shí)解決辦法，而且一定要讓用戶參與到解決問題的隊(duì)伍中來。
6、運(yùn)行維護(hù)
雙方都要繼續(xù)投入精力，持續(xù)貫徹理念并推動應(yīng)用向縱深發(fā)展。
慎重的選擇時(shí)機(jī)進(jìn)行版本升級，雙桃從最初安裝到現(xiàn)在一年多的時(shí)間里，K/3ERP小版本先后發(fā)布兩次，我們都及時(shí)安排了升級以便讓大家用到最新的功能，但沒有影響企業(yè)的正常工作。
實(shí)施到了這個(gè)階段，大家的勁將松未松之時(shí)，請專家為系統(tǒng)進(jìn)行評價(jià)。應(yīng)用好的地方給以肯定，給大家以信心和新的希望；應(yīng)用還存在問題的地方，及時(shí)改正。（完）
附件：與會專家經(jīng)過一個(gè)上午聽取企業(yè)K/3 ERP項(xiàng)目實(shí)施的工作匯報(bào)、技術(shù)匯報(bào)、系統(tǒng)運(yùn)行匯報(bào)和現(xiàn)場勘察，對雙桃精細(xì)K/3ERP項(xiàng)目做出了如下的評價(jià)：
1、提供的鑒定驗(yàn)收材料齊全完整、統(tǒng)一，數(shù)據(jù)可靠，可以作為鑒定驗(yàn)收依據(jù)。
2、項(xiàng)目列入青島市重點(diǎn)技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目計(jì)劃（2002年第一批）。按照總體規(guī)劃、分部實(shí)施的方針，采用金蝶公司《金手指六步實(shí)施方法》，對項(xiàng)目組織、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)定義、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換、運(yùn)行維護(hù)的每一步驟，進(jìn)行了認(rèn)真準(zhǔn)備和實(shí)施。實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容全面、速度快捷、質(zhì)量上乘、成本降低的目標(biāo)。
3、項(xiàng)目從開始實(shí)施，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，銷售、生產(chǎn)、采購、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)等部門積極參與，利用系統(tǒng)提供的數(shù)字信息，為企業(yè)管理和經(jīng)營決策提供支持。企業(yè)經(jīng)營者和管理者已經(jīng)成為信息化主體。
4、項(xiàng)目構(gòu)建的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境性能可靠。通過數(shù)據(jù)服務(wù)器、文件服務(wù)器和光纖中心，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息集成；通過WEB服務(wù)器實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部信息與因特網(wǎng)的集成。采用防火墻及防病毒軟件，為企業(yè)信息化安全運(yùn)行提供了保障。
5、項(xiàng)目成功實(shí)施了金蝶K/3 ERP系統(tǒng)和金蝶OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成，信息化縮短了產(chǎn)品的開發(fā)周期，提高了質(zhì)量控制水平、降低了成本、加強(qiáng)了生產(chǎn)計(jì)劃控制、提高了資源利用效果和市場反應(yīng)能力。
6、項(xiàng)目實(shí)施中狠抓了“自己的業(yè)務(wù)自己做”和“即時(shí)處理業(yè)務(wù)”，確保了系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，充分利用系統(tǒng)報(bào)表對經(jīng)營過程、經(jīng)濟(jì)責(zé)任進(jìn)行控制和考核。尤其在標(biāo)準(zhǔn)成本控制、費(fèi)用預(yù)算控制、質(zhì)量工序過程控制和銷售預(yù)測分析方面有創(chuàng)新性應(yīng)用。項(xiàng)目還培養(yǎng)了一大批懂現(xiàn)代管理和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
7、項(xiàng)目計(jì)劃總投資200萬元，實(shí)際總投資240萬元，其中青島市政府信息化帶動工業(yè)化補(bǔ)助資金30萬元用于部分硬件和軟件的購置，其中形成固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)投資130萬元。項(xiàng)目完成投入運(yùn)行后，新產(chǎn)品開發(fā)周期縮短一半以上，開發(fā)費(fèi)用降低6%，會計(jì)報(bào)表編制期由13天縮短為3天，同時(shí)部分崗位的人員得到精減。今年上半年，新產(chǎn)品的上市品種較去年同期增長75%，新產(chǎn)品占銷售收入的比重同比增加12%，企業(yè)增加銷售收入1235萬元，增加經(jīng)濟(jì)效益290萬元。
8、專家一致認(rèn)為該項(xiàng)目規(guī)劃合理，采用的技術(shù)先進(jìn)實(shí)用，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息化的預(yù)期目標(biāo)，經(jīng)濟(jì)效益和社會效益顯著，企業(yè)在該項(xiàng)目實(shí)施過程中創(chuàng)造的經(jīng)驗(yàn)具有示范和推廣價(jià)值，其綜合應(yīng)用效果達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平，同意通過鑒定和驗(yàn)收。
9、建議企業(yè)按照整體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，進(jìn)一步完善企業(yè)信息化的其他環(huán)節(jié)。
經(jīng)過鑒定，專家組成員們普遍認(rèn)為青島雙桃精細(xì)化工（集團(tuán)）與金蝶軟件共同合作的金蝶K/3 ERP系統(tǒng)與雙桃精細(xì)的業(yè)務(wù)流程結(jié)合良好，運(yùn)行正常并開始逐步發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到了實(shí)施前的目標(biāo),具有在制造業(yè)信息化過程中推廣的價(jià)值。
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